Obligatoryjnymi (obowiązkowymi) organami fundacji rodzinnej są zgromadzenie beneficjentów oraz zarząd. Rada nadzorcza co do zasady pozostaje organem fakultatywnym, jednak gdy liczba beneficjentów przekroczy 25 osób, wówczas powstanie ustawowy obowiązek powołania rady nadzorczej.
Ile wynosi kadencja członków organów?
Członka zarządu powołuje się na trzyletnią kadencję, jednak statut może zawierać odmienne postanowienia (kadencja może być krótsza lub dłuższa).
Członka rady nadzorczej powołuje się na pięcioletnią kadencję, chyba że statut stanowi inaczej (kadencja może być krótsza lub dłuższa).
Kadencję członka organu oblicza się w pełnych latach obrotowych. Statut może jednak ustanawiać odmienny sposób obliczania kadencji.
Członkowie zgromadzenie beneficjentów nie mają kadencji.
Czy do objęcia funkcji członka organu potrzeba jest jego zgoda?
Tak. Zgodę na pełnienie funkcji członka organu wyraża się w formie pisemnej. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczające jest złożenie własnoręcznego podpisu albo równoważnego elektronicznego podpisu
na dokumencie obejmującym oświadczenie o zgodzie na pełnienie funkcji członka organu. W przypadku podpisu własnoręcznego, samo oświadczenie zawarte
w dokumencie (treść dokumentu) nie musi zostać sporządzone własnoręcznie.
Jak organizują swoją pracę członkowie organów?
W sytuacji, gdy organ jest kolegialny (wieloosobowy), należytą organizacją prac obciążony jest zarówno przewodniczący, jak również wszyscy członkowie tego organu. Szczególny obowiązek organizacji prac organu został jednak nałożony na przewodniczącego.
W przypadku, gdy zachodzi taka konieczność, przewodniczący oraz członkowie organu określają w regulaminie sposób organizacji i wykonywania czynności. Nie jest jednak obowiązkowe ustalanie regulaminu organu. Rekomenduje się jednak jego uchwalenie, w szczególności w przypadku dużej liczby członków danego organu, w celu usprawnienia działania.
Regulamin określa również szczegółowe zasady dotyczące sposobu uczestnictwa w posiedzeniu organu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Członek organu może co do zasady uczestniczyć w posiedzeniu organu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Statut może jednak odmiennie określać zasady uczestnictwa w posiedzeniu, w szczególności nałożyć obowiązek osobistego uczestnictwa w posiedzeniu.
Uczestnictwo w posiedzeniu organu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej odbywa się przy zapewnieniu co najmniej:
- transmisji obrad w czasie rzeczywistym;
- dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek organu może wypowiadać się w toku obrad, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad;
- wykonywania prawa głosu przed posiedzeniem lub w toku posiedzenia.
Uczestnictwo w posiedzeniu organu fundacji rodzinnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej może podlegać jedynie takim wymogom
i ograniczeniom, jakie są niezbędne do:
- identyfikacji członka organu (np. poprzez odpowiednie dane weryfikacyjne, uwierzytelniające, jak np. loginy i hasła czy tokeny);
- zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej (poprzez np. szyfrowanie, wymóg posiadania odpowiednich programów antywirusowych i zabezpieczanie łączności zaporami sieciowymi (firewallami)).
Gdzie odbywają się posiedzenia organów?
Co do zasady posiedzenie organów odbywa się w lokalu fundacji rodzinnej. Statut może wskazywać jednak inne miejsca odbywania posiedzeń.
Niezależnie od postanowień statutowych, posiedzenie organu może odbyć się również w innym, dowolnym miejscu, pod warunkiem, że wszyscy członkowie tego organu wyrażą na to zgodę.
Kto zwołuje posiedzenie organu?
Przewodniczący organu fundacji rodzinnej zwołuje posiedzenia z własnej inicjatywy lub na żądanie członka organu.
W sytuacji, gdy przewodniczący nie zwoła posiedzenia albo nie zarządzi głosowania na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość na dzień przypadający w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania żądania zwołania posiedzenia, wnioskodawca może samodzielnie zwołać posiedzenie, podając jego datę, godzinę i miejsce.
Wyjątkiem od powyższego jest zwołanie zgromadzenie beneficjentów, które – o ile statut nie stanowi inaczej – zwołuje zarząd.
Inaczej jest w przypadku następujących sytuacji:
- śmierci fundatora;
- braku rady nadzorczej oraz
- braku uprawnienia fundatora do powołania zarządu.
Wtedy członek zarządu, który chce złożyć rezygnację członkom zgromadzenia beneficjentów, zwołuje jednocześnie zgromadzenie beneficjentów, jeżeli z powodu rezygnacji żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony.
Ponadto, każdy z beneficjentów może zwołać zgromadzenie beneficjentów, jeżeli w wyniku śmierci członka zarządu żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony.
Statut może również określać przypadki, w których beneficjenci mogą żądać zwołania przez zarząd zgromadzenia beneficjentów. Jeżeli w terminie dwóch tygodni od dnia przedstawienia zarządowi żądania dotyczącego zwołania zgromadzenia beneficjentów, nie zostanie ono zwołane z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, sąd rejestrowy może, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia w zakresie żądania oraz wyjaśnienia, dlaczego zarząd nie zrealizował żądania, upoważnić beneficjenta występującego z żądaniem do zwołania zgromadzenia beneficjentów.
Członek organu, wraz z żądaniem zwołania posiedzenia, może podać proponowany porządek obrad, w tym zażądać podjęcia określonej uchwały na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Co powinno znaleźć się w zawiadomieniu o posiedzeniu organu?
W zawiadomieniu o posiedzeniu organu podaje się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad.
W sytuacji, gdy udział w posiedzeniu organu następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu zamieszcza się dodatkowo informacje o sposobie:
- uczestniczenia w tym posiedzeniu;
- wypowiadania się w jego trakcie;
- wykonywania prawa głosu;
- wniesienia sprzeciwu od podjętej uchwały albo podjętych uchwał.
Czy można rozszerzać porządek obrad po przekazaniu zawiadomienia o posiedzeniu?
Porządek obrad może zostać rozszerzony podczas posiedzenia, jeżeli żaden
z członków organu biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi. Statut może przewidywać odmienne rozwiązania, np. wskazywać, że sprzeciw musi złożyć określona większość członków organu.
Jakie są wymogi prawidłowego podjęcia uchwały?
Niezbędnym warunkiem podjęcia uchwały organu jest prawidłowe zawiadomienie wszystkich jego członków o posiedzeniu albo o głosowaniu na piśmie, albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Organ podejmuje uchwały, jeżeli w posiedzeniu albo głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość uczestniczyłaco najmniej połowa jego członków. Wyjątek stanowi zgromadzenie beneficjentów, które jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim głosów, z zastrzeżeniem, że statut może stanowić inaczej.
Odnośnie do rady nadzorczej i zarządu, statut może przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum danego organu. Może zatem przewidywać,
że możliwe jest podjęcie uchwały, jeżeli w posiedzeniu uczestniczyło co najmniej 3/5 członków organu. Niemożliwe jest przyjęcie łagodniejszego kworum, a więc uznanie, iż np. wystarczające jest uczestnictwo 1/4 członków organu.
Członków organu fundacji rodzinnej uczestniczących w głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość uwzględnia się przy ustalaniu kworum.
Wszystkie uchwały organów są protokołowane. Protokół musi zawierać:
- listę członków organu uczestniczących w głosowaniu;
- treść podjętych uchwał;
- wynik głosowania.
Protokół musi być podpisany przynajmniej przez członka organu fundacji rodzinnej prowadzącego posiedzenie oraz osobę sporządzającą protokół.
Uchwały organu zapadają bezwzględną większością. Bezwzględna większość głosów oznacza, że liczba głosów oddanych za przyjęciem rozwiązania jest większa od liczby głosów przeciw i wstrzymujących się.
Statut może jednak wprowadzać odmienną większość, przykładowo kwalifikowaną większość głosów (np. 3/5). Statut może również wskazywać, że jedynie określone uchwały będą objęte wymogiem kwalifikowanej większości głosów.
Każdemu członkowi organu co do zasady przysługuje jeden głos. Statut może
w tym zakresie przewidywać inne regulacje, np. wskazywać, że określonym członkom przysługuje większa liczba głosów.
Czy wszystkie głosowania uchwał są jawne?
Regułą jest, że głosowania organu są jawne. Obowiązkowo tajne głosowanie zarządza się w następujących przypadkach:
- przy wyborach członków organów;
- w głosowaniu nad wnioskami o odwołanie członków organów;
- przy pociągnięciu członków organów do odpowiedzialności;
- w sprawach osobowych;
- na żądanie choćby jednego z członków organu uczestniczącego w głosowaniu.
Kiedy fundacja rodzinna musi uzyskać zgodę na dokonanie czynności prawnej?
W przypadku, gdy fundacja rodzinna dokonała czynności prawnej bez wymaganej ustawowo zgody zgromadzenia beneficjentów wyrażonej w formie uchwały, czynność prawna dokonana bez tejże uchwały jest nieważna.
Z kolei w sytuacji, gdy fundacja rodzinna dokonała czynności prawnej bez wymaganej statutowo zgody właściwego organu, czynność jest ważna, jednakże nie wyklucza to odpowiedzialności członków zarządu wobec fundacji rodzinnej
z tytułu naruszenia statutu.
Zgoda może być wyrażona:
- przed złożeniem oświadczenia przez fundację rodzinną;
- po jego złożeniu – nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia. W takiej sytuacji potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej.
Czym zajmuje się zarząd fundacji rodzinnej?
Zarząd reprezentuje fundację rodzinną i prowadzi jej sprawy. Prowadzenie spraw fundacji rodzinnej dotyczy stosunków wewnętrznych. Reprezentacja fundacji rodzinnej to stosunki zewnętrzne.
Zarząd dba również o zachowanie płynności i wypłacalności finansowejfundacji rodzinnej, tj. dba o stan jej finansów i majątku, jak i o zdolność do regulowania przez nią zobowiązań.
Mając na względzie istotę fundacji rodzinnej, zarząd tworzy, prowadzi i aktualizuje listę beneficjentów fundacji rodzinnej.
Zarząd informuje również beneficjentów fundacji rodzinnej o przysługujących im świadczeniach, jak i spełnia na ich rzecz określone świadczenia.
Zadania te zarząd winien wykonywać zgodnie z przepisami ustawy, jak
i regulacjami statutu fundacji rodzinnej.
Ważne!
Zarząd fundacji rodzinnej co najmniej raz w roku kalendarzowym musi dokonać przeglądu i identyfikacji danych osobowych beneficjentów tj. danych przetwarzanych przez fundację rodzinną.Po dokonanym przeglądzie danych osobowych zarząd niezwłocznie musi dokonać usunięcia tych danych, których dalsze przechowywanie jest zbędne (tj. zbędne dla zabezpieczenia praw
lub interesów beneficjenta lub wykonywania obowiązków statutowych
fundacji rodzinnej).
Na czym polega obowiązek należytej staranności i lojalności członka zarządu?
Członek zarząduprzy wykonywaniu swoich zadań obowiązków musi zachować tzw. należytą staranność i lojalność wobec fundacji rodzinnej.
Należyta staranność to przykładowo: profesjonalizm, wiedza, kompetencje, umiejętności.
Lojalność to brak podejmowania – bezpośrednio lub pośrednio przez członka zarządu wszelkich działań godzących w fundację rodzinną, jej cel statutowy,
w interesy jej beneficjentów. Lojalność to również brak zgodyna działania innych członków zarządu, członków innych organów fundacji rodzinnej, jej pracowników na działania godzące w fundację rodzinną, jej cel statutowy, interesy
jej beneficjentów.
Lojalność i należyta staranność to wymogi o charakterze bezwzględnie obowiązującym, z których członek zarządu nie powinien zostać zwolniony (np. przez inny organ).
Na czym polega obowiązek zachowania w poufności?
Członek zarządumusi zachować w poufności informacje, które uzyskał w związku z pełnioną funkcją. Obowiązek zachowania w poufności nie dotyczy tych informacji, które mają charakter ogólnodostępny, powszechnie znany czy upubliczniony.
Członek zarządu może zostać zwolniony z zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku z pełnioną przez niego funkcją przez umocowane ku temu określone podmioty lub organy (np. sądy czy organy kontroli).
Z obowiązku zachowania w poufności członek zarządu nie powinien zostać zwolniony na mocy, określonych wewnętrznych rozstrzygnięć podejmowanych przez odpowiednie organy fundacji rodzinnej.
Ważne!
Obowiązek zachowania w poufności zawsze dotyczyć będzie danych osobowych beneficjentów fundacji rodzinnej.
Na czym polega obowiązek braku ujawniania tajemnic fundacji rodzinnej?
Członek zarządu nie może ujawniać tajemnic fundacji rodzinnej zarówno w trakcie wykonywania swojego mandatu, jak i po jego wygaśnięciu.
Tajemnice fundacji rodzinnej to przykładowo:
- informacje dotyczące polityki inwestycyjnej fundacji rodzinnej;
- informacje dotyczące polityki gospodarczej fundacji rodzinnej;
- informacje dotyczące kwestii organizacyjnych;
- informacje dotyczące beneficjentów fundacji rodzinnej.
Ważne!
Informacje, które mają mieć charakter tajemnicy, nie mogą być powszechnie znane, łatwo dostępne, a fundacja rodzinna (jako podmiot uprawniony
do korzystania z tych informacji) musi podjąć działania mające na celu utrzymanie, czy też zachowanie tych informacji w poufności.
Z ilu osób może składać się zarząd?
Zarząd fundacji rodzinnej składa się z jednego albo większej liczby członków. O tym czy zarząd będzie się składać z jednego, czy większej liczby członków, rozstrzyga statut. W przypadku zarządu wieloosobowego statut może określać liczbę członków zarządu poprzez konkretne wskazanie (np. zarząd liczy 3 członków) lub poprzez wskazanie „widełkowe” (np. zarząd liczy od 3 do 5 członków). Przy wskazaniu „widełkowym” statut fundacji rodzinnej winien również wskazywać na podmiot albo organ uprawniony do ustalenia „konkretnej” liczby członków zarządu.
Kto może być członkiem zarządu fundacji rodzinnej?
Członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność
do czynności prawnych.
Członkiem zarządu nie może być osoba skazana prawomocnie za określone przestępstwa wynikające z Kodeksu karnego. Zakaz pełnienia funkcji w zarządzie
z tytułu skazania za określone przestępstwa jest zakazem ograniczonym czasowo. Zakaz ten ustaje z upływem piątego roku liczonego od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego. Skrócenie powyższego okresu może nastąpić w oparciu o tzw. zatarcie skazania.
Jak prowadzi się sprawy fundacji rodzinnej przy zarządzie wieloosobowym?
W przypadku zarządu wieloosobowego zasadą jest, że wszyscy członkowie zarządu są zarówno zobowiązani jak i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw fundacji rodzinnej.
Zmiana tej zasady może zostać dokonana jedynie w oparciu o regulacje wynikające ze statutu.
Stąd, przykładowo, statut może wprowadzić zasadę samodzielności, czy też łącznego współdziałania kilku członków zarządu (kilku czyli nie wszystkich). Statut może wskazywać też na określony zakres spraw, który będzie wymagał współdziałania, z jednoczesnym wskazaniem spraw, które będzie można prowadzić w sposób samodzielny, lub też łączny, oparty na współdziałaniu kilku członków zarządu fundacji rodzinnej (kilku, czyli nie wszystkich).
Jakie uprawnienia ma członek zarządu?
Prawo członka zarządu do reprezentacji rozciąga się na wszystkie czynności fundacji rodzinnej o charakterze zewnętrznym (reprezentacja czynna). Prawo to obejmuje zarówno czynności sądowe, jak i pozasądowe.
Czynności sądowe dotyczą reprezentacji fundacji rodzinnej zarówno przed sądami powszechnymi, jak i administracyjnymi. Czynności pozasądowe mogą dotyczyć czynności dokonywanych przez fundację rodzinną zarówno w stosunkach prywatno- jak i publicznoprawnych.
Co istotne, prawa członka zarządu do reprezentowania fundacji rodzinnej nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich.
Kto reprezentuje fundację rodzinną przy zarządzie wieloosobowym?
W przypadku zarządu wieloosobowego zasadą jest, że fundację rodzinną reprezentuje dwóch członków zarządu działających łącznie. Zasada ta może ulec zmianie na mocy regulacji wynikających ze statutu. Statut może też wskazywać na określony zakres spraw, który będzie wymagał łącznego współdziałania członków zarządu fundacji rodzinnej.
Reprezentacja bierna fundacji rodzinnej dotyczy przyjmowania przez zarząd określonych oświadczeń woli, tj. oświadczeń składanych fundacji rodzinnej przez podmioty trzecie (reprezentacja bierna nie dotyczy składania przez fundację rodzinną oświadczeń woli na zewnątrz).
W przypadku reprezentacji biernej, zarówno oświadczenia składane fundacji rodzinnej, jak i doręczenia pism adresowanych na fundację rodzinną, mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu (są one w tym przypadku skuteczne, gdyż nie mają tu zastosowania zasady reprezentacji obowiązujące w danej fundacji rodzinnej).
Zasada dotycząca oświadczenia lub doręczenia złożonego wobec jednego członka zarządu, nie może zostać skutecznie zmodyfikowana na mocy wewnętrznych regulacji fundacji rodzinnej, tj. na mocy zapisów jej statutu.
Kiedy istnieje obowiązek składania podpisów pod dokumentem przez wszystkich członków zarządu?
Regułą jest składanie podpisów pod dokumentem wystawionym przez fundację rodzinną zgodnie z zasadą reprezentacji. Wyjątek to obowiązek złożenia podpisów przez wszystkich członków zarządu fundacji rodzinnej, gdy będzie to wynikało
z ustawy lub statutu.
Kto może powołać zarząd fundacji rodzinnej?
Prawo do powołania i odwołania zarządu przysługuje fundatorowi.
W przypadku jego śmierci prawo do powołania zarządu przysługiwać będzie radzie nadzorczej (o ile została ustanowiona).
W przypadku śmierci fundatora i braku ustanowienia rady nadzorczej prawo do powołania i odwołania zarządu przysługiwać będzie zgromadzeniu beneficjentów.
W przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w testamencie, fundator powinien w nim (tj. w testamencie) określić osoby, które zostaną powołane do pełnienia funkcji członka zarządu fundacji rodzinnej.
Określenie powinno wskazywać zarówno na same osoby, jak i na przypisaną im rolę w zarządzie.
Czy członek zarządu może być powoływany na kolejne kadencje?
Członek zarządu może być powołany na kolejne kadencje. Oznacza to, że po upływie jednej kadencji członek zarządu może zostać powołany na kolejną kadencję (jak i kolejne następujące po sobie kadencje).
Kiedy wygasa mandat członka zarządu?
Mandat członka zarządu wygasa z chwilą:
1) upływu kadencji, na jaką został powołany (por. kadencja członka zarządu);
2) śmierci członka zarządu;
3) rezygnacji – członek zarządu może złożyć rezygnację z pełnionej funkcji
w każdym czasie (niezależnie od okresu kadencji).
Rezygnacja to czynność jednostronna, podejmowana bez dodatkowych rozstrzygnięć. Może nastąpić w dniu złożenia oświadczenia lub też w dniu (terminie) wskazanym w jego treści.
Odwołanie może zostać dokonane w każdym czasie (tj. niezależnie od okresu kadencji). Odwołanie to jednostronna czynność prawna, dokonana przez umocowane ku temu organy lub podmioty, nie wymaga dla swej ważności zgody odwoływanego (w tym przypadku członka zarządu).
Ważne!
Statut fundacji rodzinnej może zawierać regulacje ograniczające swobodę odwołania członka zarządu.Statut może np. uzależniać możność odwołania członka zarządu od zaistnienia tzw. ważnych powodów.Ważne powody mogą dotyczyć zarówno samej fundacji rodzinnej, jej działalności, beneficjentów, jak i samego członka zarządu.
Jakie prawa i obowiązki ma były członek zarządu?
Były członek zarządu fundacji rodzinnej jest zobowiązany i uprawniony do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania finansowego obejmującego okres pełnienia przez niego funkcji w zarządzie fundacji rodzinnej.
Były członek zarządu jest zobowiązany i uprawniony do uczestnictwa (udziału)
w zgromadzeniu beneficjentów zatwierdzającym sprawozdanie finansowe.
Zgromadzenie beneficjentów, może zmienić powyższe zasady. W tym celu zgromadzenie beneficjentów musi podjąć stosowną uchwałę, mocą, której były członek zarządu nie będzie np. zobowiązany i uprawniony do udziału
w zgromadzeniu beneficjentów zatwierdzającym rzeczone sprawozdanie.
Były członek zarządu – chodzi tu o każdego byłego członka zarządu, tj. np. zarówno o członka zarządu, który złożył rezygnację jak i o tego, który został odwołany.
Jakie wynagrodzenie lub świadczenia przysługują członkowi zarządu?
Członek zarządu fundacji rodzinnej może z tytułu pełnienia funkcji otrzymywać wynagrodzenie. Zwrot „może” oznacza, że jest to uprawnienie o charakterze fakultatywnym. W przypadku gdy nie umówiono się w sprawie wynagrodzenia
i jego wysokości, członek zarządu pełni swoją funkcję nieodpłatnie.
Członkowi zarządu przysługuje również zwrot kosztów związanych z udziałem
w pracach tego organu.
Kto reprezentuje fundację rodzinną przy zawarciu umowy albo w sporze z członkiem zarządu?
Do zawierania umów z członkiem zarządu umocowana jest rada nadzorcza. Oznacza to, że uprawnień tych nie będzie mógł realizować jeden członek tego organu (np. przewodniczący rady nadzorczej).
W przypadku braku rady nadzorczej do zawarcia umowy z członkiem zarządu fundacji rodzinnej uprawniony będzie pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia beneficjentów.
Podobna sytuacja wystąpi w przypadku sporu fundacji rodzinnej z jej członkiem zarządu. W tym przypadku fundację rodzinną będzie reprezentowała rada nadzorcza, a w przypadku jej braku – pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Statut fundacji rodzinnej nie może w tym względzie zawierać odmiennych
od ustawowo wskazanych rozwiązań, tj. np. nie może przyznać tego typu kompetencji innym organom.
Pojęcie sporu może obejmować zarówno spór sądowy jak i pozasądowy.
Pojęcie sporu może obejmować wszystkie sytuacje wskazujące na określoną rozbieżność (sporność) interesów fundacji rodzinnej i jej członka zarządu.